La description

Accueil téléphonique · Gestion des tickets · Prise de rendez-vous

Finalité du poste : Garantir un accueil téléphonique professionnel, rapide et fiable pour les clients. L’assistant(e) recueille et qualifie la demande, assure sa traçabilité dans un ticket, sollicite un référent lorsque l’information manque, puis organise le rendez-vous dans le planning selon les consignes et disponibilités.

Objectif : aucun appel sans réponse claire, aucun rendez-vous sans ticket complet, aucune information perdue.

Missions principales :

1. Répondre aux appels entrants : Accueillir le client au nom la société, identifier son besoin, reformuler la demande et recueillir toutes les informations utiles à son traitement.
2. Créer ou compléter le ticket : Saisir une note claire, complète et exploitable dans l’application de ticketing. Rechercher un ticket existant avant toute création afin d’éviter les doublons.
3. Solliciter le bon référent : Lorsque la demande dépasse les consignes disponibles, transmettre la question au référent concerné, conserver la trace de l’échange dans le ticket et rappeler le client si nécessaire.
4. Planifier le rendez-vous :  Proposer un créneau compatible avec la priorité, le métier, la zone d’intervention, la durée prévue et les  disponibilités du client, puis enregistrer et confirmer le rendez-vous.
5. Réaliser des appels sortants : Contacter les clients ou occupants pour fixer, confirmer, déplacer ou compléter un rendez-vous. Chaque appel et son résultat doivent être consignés dans le ticket.

Limites du poste
 Ne pas établir de diagnostic technique à distance ni garantir l’origine d’une panne ou d’un désordre.
 Ne pas annoncer un prix, une prise en charge, un délai ferme ou un geste commercial sans validation.
 Ne pas communiquer d’informations internes ou confidentielles à une personne non identifiée.
 Ne pas supprimer une information utile : toute modification significative doit rester traçable.
 Ne pas clôturer un ticket tant que l’action attendue n’a pas été réalisée ou transmise au bon interlocuteur.

Compétences et qualités attendues :

1. Savoir faire

• Excellente expression orale et écrite
• Prise de notes rapide et structurée
• Maîtrise d’un outil de ticketing et d’un planning
• Capacité à appliquer des procédures
• Aisance avec plusieurs dossiers simultanés

2. Savoir être : 

• Sens du service et courtoisie
• Écoute, calme et maîtrise de soi
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et esprit d’équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité

🎁 Avantages & Santé

Parce que votre bien-être passe aussi par votre sécurité et votre confort au quotidien :

🚍 Transport : Prise en charge / mise à disposition de transport pour faciliter vos déplacements.

🍽️ Cantine : Un service de restauration accessible sur place pour vos pauses repas.

🛡️ Protection & Santé : Déclaration légale et affiliation à la CNaPS ainsi qu'à l'OSTIE garanties dès votre embauche.